松山で育った私が考える、現場に根ざした市役所DXの進め方

市役所のデジタル化は、新しいシステムを入れることが目的ではありません。私は、その本質は「職員が本来やるべき仕事に集中でき、市民の手続きがもっと便利になる環境をつくること」だと考えています。私は松山で生まれ育ち、県議会議員として二期にわたり行政の現場に向き合ってきました。そこで実感したのは、業務の流れを丁寧に見える化し、それを支える庁舎の基盤とあわせて考えれば、松山の市役所は着実に、そして無理なく前へ進めるということです。現場の知恵を土台に、暮らしを便利にするDXの道筋を描いていきます。

【この記事のポイント】

• 市役所DXは、ツール導入の前に「業務の流れを見える化」することから始まります。
• 庁舎の電力や通信といった基盤の状態も、あわせて考えることが大切です。
• 現場の職員が続けて使える仕組みにしてこそ、DXは暮らしの便利さにつながります。

今日のおさらい：要点3つ

• 知りたいこと：松山の市役所DXをどう進めれば成功するのかを知りたい、ということです。
• その奥にある願い：手続きが便利で、職員も市民も助かる市役所であってほしい、という思いです。
• 次の一歩：業務の見える化と庁舎の基盤整備を両輪で進めることです。

この記事の結論

• DXで最初に大切なのは、業務の流れをデジタル上に見える化することです。
• 庁舎の電力や通信といった基盤も、あわせて確かめる必要があります。
• 現場の職員を巻き込むことで、実際に使われる仕組みになります。
• 業務・基盤・人の運用力を一体で整えることが、成功への近道です。

業務の流れを「見える化」することから始める

「何をデジタル化すべきか」を見極める

市役所DXでまず大切なのは、業務の流れを「見える化」することです。どこに時間がかかり、どこで作業が重なり、どこで書類が滞っているのか。これを丁寧に洗い出すことで、「何をデジタル化すべきか」がはっきりします。ここを飛ばしてツールだけを入れてしまうと、紙の作業がそのまま画面に移っただけ、ということになりかねません。業務の構造そのものを理解することが、DX成功の出発点です。

とりわけ効果が大きいのは、複数の部署をまたぐ業務です。市民からの申請が窓口で受け付けられた後、どの部署をどう経由して処理されるのか。その全体像を見える化すると、同じ情報を何度も入力していたり、承認を待って書類が滞っていたりといった、改善できる箇所が見えてきます。現場の「なんとなく手間がかかる」という感覚を、具体的な流れとして裏づける。それが、改善の優先順位を決める土台になります。

現場の職員を、はじめから巻き込む

見える化を進めるうえで欠かせないのが、現場の職員を巻き込むことです。窓口で日々市民と向き合っている職員こそ、「この手順は本当に必要か」「ここで時間がかかる理由はこうだ」という、いちばん確かな情報を持っています。専門部門だけで進めると、現場の実態と合わない設計になりがちです。職員が参加する形で流れを整理すれば、分析の精度が上がるだけでなく、DXへの理解と参加の気持ちも自然に高まります。

私は現場を歩くなかで、良い改善はいつも現場の気づきから生まれると実感してきました。市民に近いところで働く人の声を大切にすることが、松山らしい、地に足のついたDXにつながります。上から一律に進めるのではなく、現場とともに考えて形にしていく。その姿勢こそが、続く仕組みを育てる鍵だと考えています。

生まれた時間を、人にしかできない仕事へ

業務の見える化とデジタル化の本当の価値は、「作業を速くする」ことだけではありません。定型的な作業が自動化されることで、職員は市民の相談対応や、複雑な案件の丁寧な処理といった、人にしかできない仕事により多くの時間を割けるようになります。DXの目的は、人を仕事から遠ざけることではなく、人が本来向き合うべき仕事に集中できる環境をつくることにあります。

同じ道具を使っていても、事前に業務の流れをしっかり整理したかどうかで、その後の使いやすさは変わってきます。だからこそ、松山では「まず流れを見える化し、現場とともに再設計する」という順番を大切にしたいのです。丁寧な準備が、職員の負担軽減にも、市民の待ち時間の短縮にも、じわりと効いてきます。

庁舎の基盤と、続く運用を整える

システムを支える「物理的な土台」を確かめる

DXの話ではソフトウェアやクラウドに注目が集まりがちですが、それらを動かす庁舎の基盤も、あわせて確かめておくことが大切です。電源や通信の容量、配線や空調といった土台がしっかりしていてこそ、優れたシステムも安定して力を発揮できます。とくに建てられてから年月が経った庁舎では、当時デジタル機器の大量利用が想定されていなかったこともあり、電気系統や通信環境を丁寧に見ておく価値があります。

この基盤の確認は、DX計画の早い段階で、建物を担う部署とDXを進める部署が一緒に検討するのが理想です。それぞれが別々に動くと、片方は建物の制約を知らず、もう片方はDXの要件を把握していない、という行き違いが起きがちです。合同で検討する場を設け、「この庁舎でどこまでのDXができるか」を一体で見きわめる。その体制づくりが、投資を無駄にしないための確かな支えになります。

現場が使いこなせる道具を、丁寧に選ぶ

DXに使う道具を選ぶときは、機能の多さよりも、「現場の職員が使いこなせるかどうか」を大切にしたいところです。どれほど高機能でも、日々入力する職員が操作に手間取れば、データの質が下がり、見える化の意味が薄れてしまいます。分かりやすい操作性と、少しずつ機能を広げられる柔軟さを備えた道具を選ぶことが、現実的な成功への近道です。

本格的に使い始める前に、試しに動かしてみる期間を設けることも有効です。実際に使うと、「この承認の手順は再現しづらい」「この分岐はもっと複雑だ」といった気づきが出てきます。こうした声を本格導入の前に反映できるかどうかが、DXが「使われる仕組み」になるか「使われない仕組み」になるかの分かれ道です。あわてず、現場の手ごたえを確かめながら進めることが大切だと考えています。

「人が変わっても回る」仕組みにする

DXを一過性の取り組みで終わらせないためには、特定の担当者だけに頼らない体制づくりが欠かせません。中心となって動いた職員が異動や退職で離れた途端に運用が滞る、ということは避けたいところです。手順を分かりやすくまとめ、定期的に学び合う機会をつくり、複数名で運用を支える。こうした「人が変わっても回る」仕組みを最初から組み込んでおくことが、大切な備えになります。

松山の市役所DXは、システム・庁舎・人の運用力という三つを、同時に、一体として整えていく総合的な取り組みです。業務の無駄を見える化し、庁舎の基盤を確かめ、現場が続けて使える仕組みを設計する。この三つをそろえて進めることが、市民サービスの向上と行政の賢い運営を両立させる、確かな道筋だと信じています。

よくある質問

Q1. 市役所DXは、何のために行うのですか？

1. 業務を見える化し、無駄を減らすためです。
2. 職員が人にしかできない仕事に集中できるようになります。
3. 結果として、市民の手続きがもっと便利になります。

Q2. まず何から始めればよいですか？

1. 業務の流れを棚卸しし、見える化することからです。
2. 「どの作業を減らせるか」を言葉にしていきます。
3. ツール選びや予算は、その後で考えるのが順序です。

Q3. 庁舎の状態は、なぜ確認が必要ですか？

1. 電力や通信の基盤が、システムの安定を支えるためです。
2. 年月の経った庁舎ほど、丁寧な確認に価値があります。
3. 建物とDXの担当が一緒に見きわめるのが理想です。

Q4. どんな道具を選べばよいですか？

1. 現場の職員が使いこなせる分かりやすさが大切です。
2. 少しずつ機能を広げられる柔軟さがあると安心です。
3. 試しに動かしてから本格導入するのが望ましいです。

Q5. 職員ができることは何ですか？

1. 「ここで時間がかかる」という気づきの共有が有効です。
2. 改善提案を続けていくことが大きな力になります。
3. その現場の声が、見える化の最も貴重な情報源です。

Q6. データを扱うときに気をつける点は？

1. 市民の個人情報を扱うため、安全の設計が重要です。
2. 外部システムとの連携は、事前の確認が欠かせません。
3. 暗号化やアクセスの管理を丁寧に整えます。

Q7. DXを続く取り組みにするには？

1. 特定の担当者だけに頼らない体制づくりが鍵です。
2. 手順の整備や学び合いの機会を用意します。
3. 複数名で運用を支える形にしておくと安心です。

まとめ

• 市役所DXは、ツール導入の前に業務の流れを見える化することが出発点です。
• 庁舎の電力や通信といった基盤も、あわせて確かめることが大切です。
• 現場を巻き込み、人が変わっても回る仕組みにしてこそ暮らしが便利になります。

松山で生まれ育ち、行政の現場を歩いてきた一人として、私は現場の知恵を土台にした、地に足のついた市役所DXをこのまちで進めたいと考えています。まずは、あなたが市役所の手続きで「もっとこうだったら」と感じた場面を、身近な人と話してみませんか。その一つひとつの気づきが、便利で頼れる松山の市役所をつくる力になります。